Skip to main content

Aloittaminen Toolbeen kanssa

Tämä opas opastaa sinut kaiken tarpeellisen läpi, jotta saat Toolbeen käyttöön tiimillesi. Noin 15-20 minuutissa tilisi on luotu, työkalut lisätty ja tiimisi kutsuttu.

Vaihe 1: Lataa ja asenna Toolbee​

Toolbee on saatavilla useilla alustoilla - valitse itsellesi sopivin:

Mobiilisovellukset (suositeltava)​

Verkkoversio​

  • Selain: Siirry osoitteeseen web.toolbee.com
  • Toimii kaikissa moderneissa selaimissa (Chrome, Safari, Firefox, Edge)
tip

Suosittelemme aloittamaan mobiilisovelluksella parhaan käyttökokemuksen saamiseksi, erityisesti QR-koodien skannaamiseen. Voit aina käyttää verkkoversiota myöhemmin hallinnollisiin tehtäviin.

Vaihe 2: Luo tilisi​

  1. Avaa Toolbee-sovellus tai verkkoversio
  2. Syötä sähköpostiosoitteesi
    • Käytä yrityssähköpostiasi (esim. matti@yritys.fi)
    • Tämä mahdollistaa automaattisen käyttäjien löytämisen tiimillesi.
  3. Tarkista sähköpostisi kirjautumislinkin tai -koodin saamiseksi
  4. Klikkaa linkkiä kirjautuaksesi sisään
Salasanaton kirjautuminen

Toolbee käyttää salasanatonta todennusta turvallisuuden ja käyttömukavuuden vuoksi. Saat kirjautumislinkin tai -koodin sähköpostitse joka kerta kun kirjaudut sisään. Ei salasanoja muistettavaksi!

tip

Kun yritys on perustettu (katso seuraava vaihe), työtoverisi voivat kirjautua sisään ja liittyä automaattisesti yritykseen sähköpostiverkkotunnuksen perusteella tai oman SSO-palvelimesi kautta. Voit myös lisätä käyttäjiä manuaalisesti SMS-kirjautumista varten tai lisätä käyttäjiä, joilla ei ole verkkotunnussähköpostia (esimerkiksi jotain@gmail.com).

Vaihe 3: Perusta yrityksesi​

Jos yritystäsi ei vielä ole​

Kun kirjaudut sisään ensimmäistä kertaa, sinua pyydetään luomaan yrityksesi:

  1. Syötä yrityksesi nimi
  2. Valitse maasi (Norja, Ruotsi, Tanska)
  3. Syötä ALV-tunnuksesi
  4. Syötä yhteyshenkilö (Nimi, Puhelin, Sähköposti) - Nämä tiedot näytetään yrityksen ulkopuolisille henkilöille, jos he skannaavat (kadonneen) työkalusi. Voit saada sen takaisin!

Jos yrityksesi on jo olemassa​

Jos kollega on jo perustanut yrityksesi Toolbeehen:

  1. Sinut yhdistetään automaattisesti yritykseesi sähköpostiverkkotunnuksesi perusteella. Jos SSO on käytössä yrityksessäsi, sinun täytyy kirjautua sisään yrityksesi SSO-palvelimella.
  2. Jos yrityksessäsi on useita toimipisteitä, valitse toimipisteesi. Jos kuulut toimipisteeseen, jota ei ole listattu, sinun täytyy pyytää ylläpitäjää luomaan uusi toimipiste sinulle (ja hei, ehkä sinustakin tulee ylläpitäjä!)
tip

Saman sähköpostiverkkotunnuksen käyttö (esim. @yritys.fi) tekee tiiminhallinnasta automaattista. Uudet tiimin jäsenet tunnistetaan välittömästi ja he voivat pyytää pääsyä.

Vaihe 4: Luo ensimmäinen varastosi​

Varastot ovat säilytyspaikkoja, joissa työkaluja pidetään. Esimerkkejä:

  • Päätyöpaja
  • Huoltoauto
  • Työmaan varasto
  • Toimisto

Varaston luominen:

  1. Siirry kohtaan Koti → Varastot
  2. Napauta "hampurilaisvalikkoa" ☰ oikeasta yläkulmasta ja "Uusi varasto"
  3. Syötä varaston tiedot:
    • Nimi: esim. "Päätyöpaja", "Huoltoauto #1"
  4. Napauta "OK"
  5. Sinut ohjataan varaston muokkaussivulle. Voit klikata Takaisin ← toistaiseksi tai tutustua moniin asetuksiin.
Aloita yksinkertaisesti

Älä mieti varastorakennetta liikaa alussa. Aloita 1-2 pääsijainnilla ja lisää tarpeen mukaan. Voit aina järjestellä uudelleen myöhemmin.

Vaihe 5: Lisää ensimmäiset työkalusi​

Nyt tulee hauska osa - työkalujen lisääminen seurantaan!

Tapa 1: Manuaalinen syöttö (paras aloitukseen)​

  1. Siirry varastoosi
  2. Napauta + -painiketta oikeassa yläkulmassa
  3. Täytä työkalun tiedot:
    • Nimi: esim. "Akkuporakone"
  4. Sinut ohjataan työkalun muokkaussivulle. Tässä muutamia suosittuja muokattavia asioita:
    • Tekninen nimi: Tarkempi nimi, tyypillisesti merkki ja malli, kuten "Bosch Drill GBH 18V"
    • Työkalun tunnus: Usein yritys kaivertaa, maalaa tai merkitsee työkaluihin tunnuksia kuten "D-22" tai jonkin muun lyhyen, yksilöllisen tunnuksen.
    • Arvo (valinnainen - hyödyllinen vakuutusta varten)
    • Kategoria: Voit valita yhden tai useamman kategorian, jos olet määrittänyt ne Yritysasetuksissa (esim. "Sähkötyökalut", "Käsityökalut")
    • Kuvat/dokumentit -välilehti yläreunassa: Ehdotamme kuvaa työkalun nimen perusteella, tai voit ottaa tai ladata valokuvan työkalusta. Voit myös ladata PDF-dokumentteja kuten käyttöohjeita, sertifikaatteja, rekisteröintejä, lisenssejä jne.
  5. Napauta Levyke-kuvaketta 💾 oikeassa yläkulmassa

Tapa 2: Tuo taulukkolaskennasta​

Jos sinulla on työkaluja Excelissä tai toisessa järjestelmässä:

  1. Vie olemassa oleva työkalulistasi CSV-muotoon
  2. Kohdista sarakkeet Toolbee-kenttiin tämän tuontimallin mukaisesti
  3. Lähetä meille mallitiedosto osoitteeseen support@toolbee.com niin tuomme sen puolestasi.

Vaihe 6: Tulosta QR-koodit​

QR-koodit tekevät työkalujen sisään- ja uloskirjaamisesta uskomattoman nopeaa. Näin luot ne:

  1. Avaa mikä tahansa työkalu sovelluksessa
  2. Napauta Info-painiketta 🛈 oikeassa yläkulmassa
  3. Napauta Tulostin-kuvaketta 🖨
  4. Valitse tarran koko:
    • Pienet tarrat käsityökaluille
    • Suuret tarrat laitteille/ajoneuvoille
  5. Tulosta tarrapaperille tai tavalliselle paperille
  6. Kiinnitä tarrat työkaluihisi
QR-koodien parhaat käytännöt
  • Sijoita QR-koodit näkyviin, helposti saavutettaviin paikkoihin
  • Käytä vedenkestäviä tarroja ulkona käytettäville työkaluille. Myymme korkealaatuisia, vedenkestäviä vinyylitarroja 29x29mm ja 62x62mm koossa
  • Entistä parempaan kestävyyteen voit tilata laserkaivennettuja muovikilpiä, 50x50mm liimapinnalla.
  • Äärimmäisiin olosuhteisiin toimitamme myös laserkaivennettuja ruostumattomasta teräksestä valmistettuja kilpiä, 50x50mm ruostumattomilla teräsniiteillä. Nämä kestävät offshore-poraus- ja suolavesiolosuhteita.

Vaihe 7: Kutsu tiimisi​

Aika saada tiimisi mukaan!

Vaihtoehto 1: Automaattinen löytäminen​

Jos tiimin jäsenet käyttävät samaa yrityssähköpostiverkkotunnusta:

  • He liittyvät automaattisesti yritykseesi kirjautuessaan sisään, käyttäjä luodaan automaattisesti kirjautuessa yrityksen verkkotunnuksella.
  • Jos käytössä on SSO, käyttäjä luodaan myös automaattisesti.

Jos jäsen liittyy ei-verkkotunnus-sähköpostilla:

  • Hän voi lähettää sinulle pyynnön (sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla tavalla) pyytäen pääsyä.
  • Ylläpitäjä (sinä) hyväksyy pyynnön ja käyttäjä lisätään.

Vaihtoehto 2: Manuaalinen lisäys​

Jos sinun täytyy lisätä käyttäjä manuaalisesti, ehkä koska hänellä ei ole yrityssähköpostia:

  1. Siirry kohtaan Asetukset ⚙ → Käyttäjät
  2. Klikkaa Lisää + -kuvaketta oikeassa yläkulmassa
  3. Syötä nimi
  4. Kirjautumista varten käyttäjä tarvitsee myös sähköpostiosoitteen tai matkapuhelinnumeron (SMS-kirjautumiseen)
  5. Klikkaa Lisää käyttäjä

Käyttäjä saa sähköpostin, joka sisältää:

  • Tervetuloviestin
  • Kirjautumislinkin
  • Pikavinkkejä
tip

Voit luoda käyttäjiä pelkällä nimellä toistaiseksi ja lisätä sähköpostin/puhelinnumeron myöhemmin.

Käyttäjäroolit

Käyttäjän luomisen jälkeen voit klikata häntä Käyttäjälistassa muuttaaksesi käyttäjätyyppiä

  • Ylläpitäjä: Täysi pääsy asetuksiin, käyttäjiin ja kaikkiin työkaluihin
  • Käyttäjä: Voi kirjata työkaluja sisään/ulos ja tarkastella varastoa
  • Vieraskäyttäjä: Voi tarkastella mutta ei muuttaa työkalujen tilaa

Vaihe 8: Ota ensimmäinen työkalusi​

Testataan järjestelmää! Näin merkitset, että otit työkalun:

  1. Avaa työkalu:

    • Skannaa QR-koodi tai
    • Etsi työkalu työkalulistasta kohdasta Varastot → (valitse varastosi) tai
    • Hae sitä Varastoista. Voit hakea työkalun nimellä, tunnuksella ja monilla muilla kentillä.

  2. Napauta Ota

    • Sovellus näyttää nyt sinut nykyisenä haltijana kaikille yrityksessä.
    • Tapahtuma kirjataan myös lokiin, ja ihmiset voivat saada siitä ilmoituksen.

Palauttaaksesi työkalun tai antaaksesi sen kollegalle:

  1. Avaa työkalu skannaamalla QR-koodi tai etsi se sovelluksesta, kuten yllä kuvattu
  2. Napauta "Anna"
  3. Valitse varasto tai kollega listasta. Ylin merkintä on sen "omistaja", johon se on tarkoitus sijoittaa, kun sitä ei ole lainassa.
    • Sovellus näyttää nyt kenelle annoit sen nykyisenä haltijana kaikille yrityksessä.
    • Tapahtuma kirjataan myös lokiin, ja ihmiset voivat saada siitä ilmoituksen.
tip

Koko uloskirjausprosessi kestää alle 5 sekuntia QR-koodeilla. Siksi suosittelemme tulostamaan tarrat heti!

Vaihe 9: Tutustu tärkeimpiin ominaisuuksiin​

Nyt kun olet valmis, tutustu näihin olennaisiin ominaisuuksiin:

Haku ja suodatus​

  • Käytä hakupalkkia löytääksesi minkä tahansa työkalun nopeasti
  • Suodata kategorian, tilan (saatavilla/lainattu) tai varaston mukaan
  • Käytä "Omat työkalut" -näkymää nähdäksesi kaiken, mitä sinulla tällä hetkellä on tai omistat

Työkalun historia​

  • Napauta mitä tahansa työkalua nähdäksesi sen täydellisen historian
  • Katso kuka on pitänyt sitä, milloin ja kuinka kauan
  • Erinomainen vastuullisuuden ja käytön seurantaan

Ilmoitukset​

  • Ota push-ilmoitukset käyttöön Asetuksissa
  • Saat hälytyksiä:
    • Työkaluista, jotka tarvitsevat huoltoa
    • Varausmuistutuksista
    • Työkaluista, jotka ovat olleet lainassa pitkään

Suosikit​

  • Merkitse usein käytetyt työkalut tähdellä löytääksesi ne nopeammin
  • Pääset suosikkeihin päävalikosta

Valinnainen: Mukauta kokemuksesi​

Haluatko tehdä Toolbeesta omanlaisesi?

Lisää yrityksesi logo ja värit​

  1. Siirry kohtaan Asetukset ⚙ → Brändäys (vaatii lisäosan)
  2. Lataa logosi
  3. Valitse yrityksesi väri
  4. Sovellus päivittyy heti kaikille käyttäjille

Ota lisäominaisuuksia käyttöön​

Harkitse näitä ominaisuuksia tarpeidesi mukaan:

  • Logo + Teema: Mukautettu yritysbrändäys logollasi ja väreillä
  • Varaus: Varaa työkaluja etukäteen kalenterinäkymällä
  • Työkalukokoelma: Ryhmitä toisiinsa liittyvät työkalut sarjoiksi tai säiliöiksi
  • Arvo: Seuraa työkalujesi hankintahintoja ja vuokra-arvoja
  • Varasto: Hallitse kulutustarvikkeita ja irtomateriaaleja määrän mukaan
  • Sijoitus: Kohdista työkalut fyysisiin sijainteihin yhteystiedoilla ja palautuspäivillä
  • Raportti: Suorita yrityksenlaajuisia inventaarioita ja sähköpostiraportteja
  • Kioski: Yhteinen uloskirjausasema kortti/PIN-todennuksella
  • GPS: Reaaliaikainen sijainnin seuranta ABAX-integraation kautta
  • SSO: Kertakirjautuminen yrityksesi identiteettipalveluntarjoajan kautta

Siirry kohtaan Asetukset ⚙ → Yritys ottaaksesi käyttöön minkä tahansa näistä ominaisuuksista.

Seuraavat vaiheet​

Onnittelut! Olet nyt valmis käyttämään Toolbeeta. Tässä on mitä tehdä seuraavaksi:

  1. Lisää lisää työkaluja - Jatka varastosi rakentamista
  2. Kouluta tiimisi - Jaa tämä opas tiimin jäsenille
  3. Aseta huoltomuistutukset - Pidä työkalut hyvässä kunnossa
  4. Tutustu edistyneisiin ominaisuuksiin - Katso muut oppaamme
  5. Tarkista viikon jälkeen - Katso miten se toimii ja säädä tarvittaessa

Tarvitsetko lisää apua?​