Kom igång med Toolbee

Den här guiden går igenom allt du behöver för att få Toolbee igång för ditt team. På ungefär 15-20 minuter har du ditt konto konfigurerat, verktyg tillagda och ditt team inbjudet.

Steg 1: Ladda ner och installera Toolbee

Toolbee finns tillgängligt på flera plattformar - välj det som passar dig bäst:

Mobilappar (Rekommenderas)

• iOS: Ladda ner från App Store
• Android: Ladda ner från Google Play

Webbversion

• Webbläsare: Besök web.toolbee.com
• Fungerar i alla moderna webbläsare (Chrome, Safari, Firefox, Edge)

tips

Vi rekommenderar att börja med mobilappen för bästa upplevelse, särskilt för att skanna QR-koder. Du kan alltid använda webbversionen senare för administrativa uppgifter.

Steg 2: Skapa ditt konto

1. Öppna Toolbee-appen eller webbversionen
2. Ange din e-postadress
   • Använd ditt företagsmejl (t.ex. johan@dittforetag.se)
   • Detta möjliggör automatisk användarupptäckt för ditt team.
3. Kolla din e-post efter inloggningslänken eller koden
4. Klicka på länken för att logga in

Lösenordsfri inloggning

Toolbee använder lösenordsfri autentisering för säkerhet och bekvämlighet. Du får en inloggningslänk eller kod via e-post varje gång du loggar in. Inga lösenord att komma ihåg!

tips

När du har konfigurerat företaget (se nästa steg) kan dina kollegor logga in och automatiskt ansluta till företaget via e-postdomän eller genom din egen SSO-server. Du kan också lägga till användare manuellt för SMS-inloggning eller lägga till användare med icke-domänmejl (till exempel nagonting@gmail.com).

Steg 3: Konfigurera ditt företag

Om ditt företag inte finns ännu

När du loggar in för första gången ombeds du skapa ditt företag:

1. Ange ditt företagsnamn
2. Välj ditt land (Norge, Sverige, Danmark)
3. Ange ditt organisationsnummer
4. Ange en kontaktperson (Namn, Telefon, E-post) - Denna information visas för personer utanför ditt företag om de skannar ditt (borttappade) verktyg. Du kan få tillbaka det!

Om ditt företag redan finns

Om en kollega redan har konfigurerat ditt företag i Toolbee:

1. Du kommer automatiskt att matchas till ditt företag baserat på din e-postdomän. Om SSO är konfigurerat för ditt företag behöver du logga in med ditt företags SSO-server.
2. Om ditt företag har flera filialer, välj din filial. Om du tillhör en filial som inte finns i listan behöver du be en administratör att skapa en ny filial åt dig (och hej, kanske blir du själv admin!)

tips

Att använda samma e-postdomän (t.ex. @dittforetag.se) gör teamhanteringen automatisk. Nya teammedlemmar identifieras direkt och kan begära åtkomst.

Steg 4: Skapa ditt första lager

Lager är förvaringsplatser där verktyg förvaras. Exempel:

• Huvudverkstad
• Servicebil
• Projektplatsförråd
• Kontor

Så skapar du ett lager:

1. Navigera till Hem → Lager
2. Tryck på "hamburgermenyn" ☰ uppe till höger och "Nytt lager"
3. Ange lagerdetaljer:
   • Namn: t.ex. "Huvudverkstad", "Servicebil #1"
4. Tryck på "OK"
5. Du kommer till lagerredigeringssidan. Du kan klicka Tillbaka ← för nu, eller kolla in de många inställningarna.

Börja enkelt

Övertänk inte din lagerstruktur från början. Börja med 1-2 huvudplatser och lägg till fler vid behov. Du kan alltid omorganisera senare.

Steg 5: Lägg till dina första verktyg

Nu kommer det roliga - att lägga till verktyg att spåra!

Metod 1: Manuell inmatning (Bäst för att komma igång)

1. Gå till ditt lager
2. Tryck på + knappen uppe till höger
3. Fyll i verktygsinformation:
   • Namn: t.ex. "Borrmaskin"
4. Du kommer till verktygsredigeringssidan. Här är några populära saker att redigera:
   • Tekniskt namn: Ett mer specifikt namn, vanligtvis märke och modell, som "Bosch Drill GBH 18V"
   • Verktygs-ID: Ofta etsar, målar eller graverar ett företag verktyg med ID:n som "D-22" eller något unikt, kort id.
   • Värde (valfritt - användbart för försäkring)
   • Kategori: Du kan välja en eller flera kategorier om du har ställt in dem under Företagsinställningar (t.ex. "Elverktyg", "Handverktyg")
   • Bilder/dokument flik högst upp: Vi föreslår en bild baserad på verktygsnamnen, eller så kan du ta eller ladda upp ett foto av verktyget. Du kan också ladda upp PDF-dokument som manualer, certifikat, registrering, licens etc.
5. Tryck på Diskettikonen 💾 uppe till höger

Metod 2: Importera från kalkylblad

Om du har verktyg i Excel eller ett annat system:

1. Exportera din befintliga verktygslista till CSV-format
2. Mappa kolumnerna till Toolbee-fält enligt denna importmallfil
3. Skicka mallfilen till support@toolbee.com så importerar vi den åt dig.

Steg 6: Skriv ut QR-koder

QR-koder gör det otroligt snabbt att checka in och ut verktyg. Så här genererar du dem:

1. Öppna valfritt verktyg i appen
2. Tryck på Info-knappen 🛈 uppe till höger
3. Tryck på Skrivarikonen 🖨
4. Välj din etikettstorlek:
   • Små etiketter för handverktyg
   • Stora etiketter för utrustning/fordon
5. Skriv ut på etikettpapper eller vanligt papper
6. Fäst etiketterna på dina verktyg

Bästa praxis för QR-koder

• Placera QR-koder på synliga, lättåtkomliga ställen
• Använd vattentåliga etiketter för verktyg som används utomhus. Vi säljer högkvalitativa, vattentåliga vinyletiketter i storlekarna 29x29mm och 62x62mm
• För ännu mer hållbarhet kan du beställa lasergraverade plastskyltar, 50x50mm med självhäftande baksida.
• För extrema miljöer levererar vi även lasergraverade rostfria stålskyltar, 50x50mm med rostfria nitar. Dessa håller för offshore-borrning och saltvattenspray.

Steg 7: Bjud in ditt team

Dags att få med ditt team!

Alternativ 1: Automatisk upptäckt

Om teammedlemmar använder samma företags-e-postdomän:

• De ansluter automatiskt till ditt företag när de loggar in, en användare skapas automatiskt vid inloggning med företagsdomänen.
• Om SSO används skapas en användare också automatiskt.

Om en medlem ansluter med en icke-domänmejladress:

• De kan skicka en förfrågan till dig (via e-post, SMS eller andra medel) om att bli insläppta.
• En administratör (du) godkänner deras förfrågan och de läggs till.

Alternativ 2: Manuell tilläggning

Om du behöver lägga till en användare manuellt, kanske för att personen inte har ett företagsmejl:

1. Gå till Inställningar ⚙ → Användare
2. Klicka på Lägg till + ikonen uppe till höger
3. Ange namn
4. För att kunna logga in behöver användaren också e-postadress eller mobilnummer (för SMS-inloggning)
5. Klicka på Lägg till användare

Användaren får ett mejl med:

• Välkomstmeddelande
• Inloggningslänk
• Snabbstartstips

tips

Du kan skapa användare med bara namn för tillfället och lägga till mejl/mobilnummer senare.

Användarroller

Efter att du skapat användaren kan du klicka på dem i Användarlistan för att ändra deras användartyp

• Admin: Full åtkomst till inställningar, användare och alla verktyg
• Användare: Kan checka in/ut verktyg och visa inventarier
• Gästanvändare: Kan visa men inte ändra verktygsstatus

Steg 8: Ta ditt första verktyg

Låt oss testa systemet! Så här markerar du att du tog ett verktyg:

1. Öppna verktyget:

   • Skanna QR-koden eller
   • Hitta verktyget i verktygslistan under Lager → (välj ditt lager) eller
   • Sök efter det under Lager. Du kan söka på verktygsnamn, verktygs-ID och många andra fält.

2. Tryck på Ta

   • Appen visar nu dig som nuvarande innehavare för alla i företaget.
   • Händelsen registreras också i loggar, och personer kan bli notifierade om det.

För att lämna tillbaka ett verktyg eller ge det till en kollega:

1. Öppna verktyget genom att skanna QR-koden eller hitta det på annat sätt i appen, som beskrivet ovan
2. Tryck på "Ge"
3. Välj lagret eller kollegan från listan. Den översta posten är dess "ägare", där det är tänkt att placeras när det inte är utlånat.
   • Appen visar nu vem du gav det till som nuvarande innehavare för alla i företaget.
   • Händelsen registreras också i loggar, och personer kan bli notifierade om det.

tips

Hela utcheckningsprocessen tar mindre än 5 sekunder med QR-koder. Det är därför vi rekommenderar att skriva ut etiketter direkt!

Steg 9: Utforska nyckelfunktioner

Nu när du är konfigurerad, utforska dessa viktiga funktioner:

Sök och filtrera

• Använd sökfältet för att snabbt hitta valfritt verktyg
• Filtrera efter kategori, status (tillgänglig/utcheckad) eller lager
• Använd vyn "Mina verktyg" för att se allt du för närvarande har eller äger

Verktygshistorik

• Tryck på valfritt verktyg för att se dess kompletta historik
• Se vem som hade det, när och hur länge
• Utmärkt för ansvarighet och användningsspårning

Notifieringar

• Aktivera push-notifieringar i Inställningar
• Få aviseringar för:
  • Verktyg som behöver underhåll
  • Bokningspåminnelser
  • Verktyg som har varit ute länge

Favoriter

• Stjärnmarkera ofta använda verktyg för att hitta dem snabbare
• Öppna favoriter från huvudmenyn

Valfritt: Anpassa din upplevelse

Vill du göra Toolbee mer till ditt?

Lägg till din företagslogotyp & färger

1. Gå till Inställningar ⚙ → Varumärke (kräver tillägg)
2. Ladda upp din logotyp
3. Välj din företagsfärg
4. Appen uppdateras omedelbart för alla användare

Aktivera ytterligare funktioner

Överväg att lägga till dessa funktioner baserat på dina behov:

• Logotyp + Tema: Anpassat företagsvarumärke med din logotyp och färger
• Bokning: Boka verktyg i förväg med ett kalendergränssnitt
• Verktygssamling: Gruppera relaterade verktyg i set eller behållare
• Värde: Spåra inköpspriser och hyresvärden för dina verktyg
• Lager: Hantera förbrukningsmaterial och bulkmaterial efter kvantitet
• Placering: Tilldela verktyg till fysiska platser med kontaktinfo och returdatum
• Rapport: Kör företagsomfattande inventeringar och e-postrapporter
• Kiosk: Delad utcheckningsstation med kort/PIN-autentisering
• GPS: Realtidspositionering via ABAX-integration
• SSO: Single Sign-On med ditt företags identitetsleverantör

Besök Inställningar ⚙ → Företag för att aktivera någon av dessa funktioner.

Nästa steg

Grattis! Du är nu konfigurerad och redo att använda Toolbee. Här är vad du bör göra härnäst:

1. Lägg till fler verktyg - Fortsätt bygga ditt inventarie
2. Utbilda ditt team - Dela den här guiden med teammedlemmar
3. Ställ in underhållspåminnelser - Håll verktygen i gott skick
4. Utforska avancerade funktioner - Kolla in våra andra guider
5. Utvärdera efter en vecka - Se hur det fungerar och justera vid behov

Behöver du mer hjälp?

• FAQ: Kolla vår Vanliga frågor
• Videoguider: Kommer snart - steg-för-steg-videoguider
• E-postsupport: support@toolbee.com