Hop til hovedindhold

Kom i gang med Toolbee

Denne guide fører dig igennem alt, hvad du skal bruge for at få Toolbee op at køre for dit team. På ca. 15-20 minutter har du din konto oprettet, værktøj tilføjet og dit team inviteret.

Trin 1: Download og installer Toolbee​

Toolbee er tilgængelig på flere platforme - vælg det, der passer dig bedst:

Mobilapps (anbefalet)​

Webversion​

  • Browser: Besøg web.toolbee.com
  • Fungerer i alle moderne browsere (Chrome, Safari, Firefox, Edge)
tip

Vi anbefaler at starte med mobilappen for den bedste oplevelse, især til scanning af QR-koder. Du kan altid bruge webversionen senere til administrative opgaver.

Trin 2: Opret din konto​

  1. Åbn Toolbee-appen eller webversionen
  2. Indtast din e-mailadresse
    • Brug din virksomhedsmail (f.eks. hans@ditfirma.dk)
    • Dette gør det muligt for dit team automatisk at finde hinanden.
  3. Tjek din e-mail for login-linket eller -koden
  4. Klik på linket for at logge ind
Login uden adgangskode

Toolbee bruger adgangskodefri godkendelse for sikkerhed og bekvemmelighed. Du modtager et login-link eller en kode via e-mail, hver gang du logger ind. Ingen adgangskoder at huske!

tip

Når du har sat virksomheden op (se næste trin), kan dine kolleger logge ind og automatisk tilslutte sig virksomheden via e-maildomæne eller via jeres egen SSO-server. Du kan også tilføje brugere manuelt til SMS-login eller tilføje brugere med ikke-domæne-e-mails (f.eks. noget@gmail.com).

Trin 3: Opsæt din virksomhed​

Hvis din virksomhed ikke findes endnu​

Når du logger ind første gang, bliver du bedt om at oprette din virksomhed:

  1. Indtast dit virksomhedsnavn
  2. Vælg dit land (Norge, Sverige, Danmark)
  3. Indtast dit CVR-nummer
  4. Indtast en kontaktperson (Navn, Telefon, E-mail) - Denne information vises til personer uden for din virksomhed, hvis de scanner dit (mistede) værktøj. Du kan få det tilbage!

Hvis din virksomhed allerede findes​

Hvis en kollega allerede har oprettet din virksomhed i Toolbee:

  1. Du bliver automatisk matchet med din virksomhed baseret på dit e-maildomæne. Hvis SSO er opsat for din virksomhed, skal du logge ind med virksomhedens SSO-server.
  2. Hvis din virksomhed har flere afdelinger, vælg din afdeling. Hvis du tilhører en afdeling, der ikke er oprettet, skal du bede en administrator om at oprette en ny afdeling til dig (og hey, måske bliver du selv administrator!)
tip

Brug af det samme e-maildomæne (f.eks. @ditfirma.dk) gør teamadministrationen automatisk. Nye teammedlemmer genkendes øjeblikkeligt og kan anmode om adgang.

Trin 4: Opret dit første lager​

Lagre er opbevaringssteder, hvor værktøj opbevares. Eksempler:

  • Hovedværksted
  • Servicebil
  • Projektplads-opbevaring
  • Kontor

For at oprette et lager:

  1. Gå til Hjem → Lagre
  2. Tryk på "hamburgermenu" ☰ øverst til højre og "Nyt lager"
  3. Indtast lageroplysninger:
    • Navn: f.eks. "Hovedværksted", "Servicebil #1"
  4. Tryk "OK"
  5. Du føres til lagerets redigeringsside. Du kan klikke Tilbage ← for nu, eller se de mange indstillinger.
Start enkelt

Tænk ikke for meget over din lagerstruktur i starten. Start med 1-2 hovedplaceringer og tilføj flere efter behov. Du kan altid omorganisere senere.

Trin 5: Tilføj dine første værktøjer​

Nu kommer den sjove del - tilføj værktøj til sporing!

Metode 1: Manuel indtastning (bedst til at komme i gang)​

  1. Gå til dit lager
  2. Tryk på + knappen øverst til højre
  3. Udfyld værktøjsinformation:
    • Navn: f.eks. "Boremaskine"
  4. Du føres til værktøjets redigeringsside. Her er et par populære ting at redigere:
    • Teknisk navn: Et mere specifikt navn, typisk mærke og model, som "Bosch Borehammer GBH 18V"
    • Værktøjs-ID: Ofte vil en virksomhed indgravere, male eller stemple værktøj med ID'er som "D-22" eller et andet unikt, kort id.
    • Værdi (valgfrit - nyttigt til forsikring)
    • Kategori: Du kan vælge en eller flere kategorier, hvis du har oprettet dem under Virksomhedsindstillinger (f.eks. "Elværktøj", "Håndværktøj")
    • Billeder/dokumenter fanen øverst: Vi foreslår et billede baseret på værktøjsnavnene, eller du kan tage eller uploade et foto af værktøjet. Du kan også uploade PDF-dokumenter som manualer, certifikater, registreringer, licenser osv.
  5. Tryk på Diskette-ikonet 💾 øverst til højre

Metode 2: Import fra regneark​

Hvis du har værktøj i Excel eller et andet system:

  1. Eksportér din eksisterende værktøjsliste til CSV-format
  2. Tilknyt kolonnerne til Toolbee-felter som vist i denne importskabelonfil
  3. Send os skabelonfilen til support@toolbee.com, så importerer vi den for dig.

Trin 6: Print QR-koder​

QR-koder gør det utroligt hurtigt at tjekke værktøj ind og ud. Sådan genererer du dem:

  1. Åbn et vilkårligt værktøj i appen
  2. Tryk på Info-knappen 🛈 øverst til højre
  3. Tryk på Printer-ikonet 🖨
  4. Vælg din etiketstørrelse:
    • Små etiketter til håndværktøj
    • Store etiketter til udstyr/køretøjer
  5. Print på etikettepapir eller almindeligt papir
  6. Sæt etiketter på dine værktøjer
Bedste praksis for QR-koder
  • Placér QR-koder synligt og tilgængeligt
  • Brug vandtætte etiketter til værktøj, der bruges udendørs. Vi sælger højkvalitets, vandtætte vinyletiketter i 29x29mm og 62x62mm størrelser
  • For endnu større holdbarhed kan du bestille lasergraverede plasticskilte, 50x50mm med klæbemiddel.
  • For ekstreme miljøer leverer vi også lasergraverede rustfri stålskilte, 50x50mm med rustfri stålnitter. Disse er holdbare nok til offshore-boringer og saltvandssprøjt.

Trin 7: Inviter dit team​

Tid til at få dit team med!

Mulighed 1: Automatisk registrering​

Hvis teammedlemmer bruger det samme virksomheds-e-maildomæne:

  • De tilsluttes automatisk din virksomhed, når de logger ind. En bruger oprettes automatisk, når de logger ind med deres virksomhedsdomæne.
  • Hvis SSO bruges, oprettes en bruger også automatisk.

Hvis et medlem tilslutter sig med en ikke-domæne-e-mailadresse:

  • De kan sende en anmodning til dig (via e-mail, SMS eller andre kanaler) om at blive lukket ind.
  • En administrator (dig) godkender deres anmodning, og de tilføjes.

Mulighed 2: Manuel tilføjelse​

Hvis du skal tilføje en bruger manuelt, måske fordi vedkommende ikke har en virksomhedsmail:

  1. Gå til Indstillinger ⚙ → Brugere
  2. Klik på Tilføj +-ikonet øverst til højre
  3. Indtast Navn
  4. For at kunne logge ind skal brugeren også have E-mailadresse eller Mobilnummer (til SMS-login)
  5. Klik Tilføj bruger

Brugeren modtager en e-mail med:

  • Velkomstbesked
  • Login-link
  • Hurtige starttips
tip

Du kan oprette brugere med kun Navn indtil videre og tilføje e-mail/mobilnummer senere.

Brugerroller

Efter oprettelse af brugeren kan du klikke på vedkommende i Brugerlisten for at ændre brugertypen

  • Admin: Fuld adgang til indstillinger, brugere og alle værktøjer
  • Bruger: Kan tjekke værktøj ind/ud og se beholdningen
  • Gæstebruger: Kan se men ikke ændre værktøjsstatus

Trin 8: Tag dit første værktøj​

Lad os teste systemet! Sådan markerer du, at du har taget et værktøj:

  1. Åbn værktøjet:

    • Scan QR-koden eller
    • Find værktøjet i værktøjslisten under Lagre → (vælg dit lager) eller
    • Søg efter det under Lagre. Du kan søge efter værktøjsnavn, værktøjs-id og mange andre felter.

  2. Tryk Tag

    • Appen viser nu dig som den nuværende indehaver for alle i virksomheden.
    • Hændelsen registreres også i loggen, og folk kan blive underrettet om det.

For at returnere et værktøj eller give det til en kollega:

  1. Åbn værktøjet ved at scanne QR-koden eller find det i appen som beskrevet ovenfor
  2. Tryk "Giv"
  3. Vælg lageret eller kollegaen fra listen. Den øverste post er dens "ejer", hvor det skal placeres, når det ikke er udlånt.
    • Appen viser nu hvem du gav det til som den nuværende indehaver for alle i virksomheden.
    • Hændelsen registreres også i loggen, og folk kan blive underrettet om det.
tip

Hele udtjekningsprocessen tager mindre end 5 sekunder med QR-koder. Derfor anbefaler vi at printe etiketter med det samme!

Trin 9: Udforsk nøglefunktioner​

Nu hvor du er sat op, kan du udforske disse vigtige funktioner:

Søg og filtrér​

  • Brug søgefeltet til hurtigt at finde ethvert værktøj
  • Filtrér efter kategori, status (tilgængelig/udlånt) eller lager
  • Brug "Mine værktøjer"-visningen for at se alt, du aktuelt har eller ejer

Værktøjshistorik​

  • Tryk på et vilkårligt værktøj for at se dets komplette historik
  • Se hvem der havde det, hvornår og hvor længe
  • Fantastisk til ansvarlighed og brugssporing

Notifikationer​

  • Aktivér push-notifikationer i Indstillinger
  • Modtag advarsler om:
    • Værktøj der skal vedligeholdes
    • Reservationspåmindelser
    • Værktøj der har været ude i lang tid

Favoritter​

  • Markér ofte brugte værktøjer med stjerne for hurtigere adgang
  • Tilgå favoritter fra hovedmenuen

Valgfrit: Tilpas din oplevelse​

Vil du gøre Toolbee mere til dit eget?

Tilføj dit virksomhedslogo og farver​

  1. Gå til Indstillinger ⚙ → Branding (kræver tilføjelse)
  2. Upload dit logo
  3. Vælg din virksomhedsfarve
  4. Appen opdateres øjeblikkeligt for alle brugere

Aktivér ekstra funktioner​

Overvej at tilføje disse funktioner baseret på dine behov:

  • Logo + Tema: Brugerdefineret virksomhedsbranding med dit logo og farver
  • Booking: Reservér værktøj på forhånd med en kalendervisning
  • Værktøjssamling: Gruppér relaterede værktøjer i sæt eller containere
  • Værdi: Spor købspriser og lejeværdier for dine værktøjer
  • Lager: Administrer forbrugsmaterialer og bulkmaterialer efter mængde
  • Placering: Tildel værktøj til fysiske placeringer med kontaktinfo og returdatoer
  • Rapport: Kør virksomhedsdækkende beholdningsoptællinger og e-mailrapporter
  • Kiosk: Delt udtjekningsstation med kort-/PIN-godkendelse
  • GPS: Realtids-positionssporing via ABAX-integration
  • SSO: Single Sign-On med din virksomheds identitetsudbyder

Besøg Indstillinger ⚙ → Virksomhed for at aktivere nogen af disse funktioner.

Næste trin​

Tillykke! Du er nu sat op og klar til at bruge Toolbee. Her er hvad du kan gøre nu:

  1. Tilføj flere værktøjer - Fortsæt med at opbygge din beholdning
  2. Oplær dit team - Del denne guide med teammedlemmer
  3. Opsæt vedligeholdelsespåmindelser - Hold værktøj i god stand
  4. Udforsk avancerede funktioner - Se vores andre guides
  5. Evaluér efter en uge - Se hvordan det fungerer og justér efter behov

Brug for mere hjælp?​