Skip to main content

Pradžia su Toolbee

Šis vadovas padės jums viską paruošti, kad Toolbee veiktų jūsų komandai. Per maždaug 15-20 minučių turėsite sukurtą paskyrą, pridėtus įrankius ir pakviestą komandą.

1 žingsnis: Atsisiųskite ir įdiekite Toolbee​

Toolbee prieinamas keliose platformose - pasirinkite, kas jums tinka geriausiai:

Mobiliosios programėlės (rekomenduojama)​

Žiniatinklio versija​

  • Naršyklė: Apsilankykite web.toolbee.com
  • Veikia bet kurioje šiuolaikinėje naršyklėje (Chrome, Safari, Firefox, Edge)
tip

Rekomenduojame pradėti nuo mobiliosios programėlės geriausiai patirčiai, ypač QR kodų skenavimui. Žiniatinklio versiją visada galėsite naudoti vėliau administravimo užduotims.

2 žingsnis: Sukurkite paskyrą​

  1. Atidarykite Toolbee programėlę arba žiniatinklio versiją
  2. Įveskite savo el. pašto adresą
    • Naudokite įmonės el. paštą (pvz., jonas@jusuimone.lt)
    • Tai įgalina automatinį naudotojų aptikimą jūsų komandai.
  3. Patikrinkite el. paštą - rasite prisijungimo nuorodą arba kodą
  4. Spustelėkite nuorodą, kad prisijungtumėte
Prisijungimas be slaptažodžio

Toolbee naudoja autentifikavimą be slaptažodžio saugumo ir patogumo sumetimais. Kiekvieną kartą prisijungdami gausite prisijungimo nuorodą arba kodą el. paštu. Jokių slaptažodžių, kuriuos reikia prisiminti!

tip

Kai nustatysite įmonę (žr. kitą žingsnį), jūsų bendradarbiai gali prisijungti ir automatiškai prisijungti prie įmonės pagal el. pašto domeną arba per jūsų SSO serverį. Taip pat galite pridėti naudotojus rankiniu būdu SMS prisijungimui arba pridėti naudotojus su ne domeniniais el. pašto adresais (pavyzdžiui, kazkas@gmail.com).

3 žingsnis: Nustatykite savo įmonę​

Jei jūsų įmonė dar neegzistuoja​

Pirmą kartą prisijungus, būsite paraginti sukurti savo įmonę:

  1. Įveskite įmonės pavadinimą
  2. Pasirinkite šalį (Norvegija, Švedija, Danija)
  3. Įveskite PVM kodą
  4. Įveskite kontaktinį asmenį (Vardas, Telefonas, El. paštas) - Ši informacija rodoma asmenims, esantiems už jūsų įmonės ribų, jei jie nuskenuoja jūsų (pamestą) įrankį. Galite jį atgauti!

Jei jūsų įmonė jau egzistuoja​

Jei kolega jau nustatė jūsų įmonę Toolbee:

  1. Būsite automatiškai susieti su savo įmone pagal el. pašto domeną. Jei jūsų įmonei nustatytas SSO, turėsite prisijungti per įmonės SSO serverį.
  2. Jei jūsų įmonė turi kelis padalinius, pasirinkite savo padalinį. Jei priklausote padaliniui, kuris nėra sąraše, turite paprašyti administratoriaus sukurti naują padalinį jums (ir galbūt jūs patys tapsite administratoriumi!)
tip

Naudojant tą patį el. pašto domeną (pvz., @jusuimone.lt), komandos valdymas tampa automatinis. Nauji komandos nariai yra iš karto atpažįstami ir gali prašyti prieigos.

4 žingsnis: Sukurkite pirmąjį sandėlį​

Sandėliai yra saugojimo vietos, kur laikomi įrankiai. Pavyzdžiai:

  • Pagrindinė dirbtuvė
  • Aptarnavimo automobilis
  • Projekto aikštelės saugykla
  • Biuras

Sandėlio sukūrimas:

  1. Eikite į Pradžia → Sandėliai
  2. Bakstelėkite „mėsainio meniu" ☰ viršuje dešinėje ir „Naujas sandėlis"
  3. Įveskite sandėlio informaciją:
    • Pavadinimas: pvz., „Pagrindinė dirbtuvė", „Aptarnavimo automobilis Nr. 1"
  4. Bakstelėkite „Gerai"
  5. Esate nukreipiami į sandėlio redagavimo puslapį. Galite spustelėti Atgal ← kol kas, arba peržiūrėti daugelį nustatymų.
Pradėkite paprastai

Iš pradžių per daug negalvokite apie sandėlių struktūrą. Pradėkite nuo 1-2 pagrindinių vietų ir pridėkite daugiau pagal poreikį. Visada galėsite pertvarkyti vėliau.

5 žingsnis: Pridėkite pirmuosius įrankius​

Dabar ateina smagiausia dalis - įrankių pridėjimas sekimui!

1 būdas: Rankinis įvedimas (geriausias pradžiai)​

  1. Eikite į savo sandėlį
  2. Bakstelėkite + mygtuką viršuje dešinėje
  3. Užpildykite įrankio informaciją:
    • Pavadinimas: pvz., „Akumuliatorinis gręžtuvas"
  4. Esate nukreipiami į įrankio redagavimo puslapį. Štai keletas populiarių dalykų, kuriuos galite redaguoti:
    • Techninis pavadinimas: Konkretesnis pavadinimas, paprastai markė ir modelis, pvz., „Bosch Drill GBH 18V"
    • Įrankio ID: Dažnai įmonė įrėžia, nudažo ar įgraviruoja įrankius su ID, tokiais kaip „D-22" ar kokiu nors unikaliu, trumpu identifikatoriumi.
    • Vertė (neprivaloma - naudinga draudimui)
    • Kategorija: Galite pasirinkti vieną ar kelias kategorijas, jei jas nustatėte Įmonės nustatymuose (pvz., „Elektriniai įrankiai", „Rankiniai įrankiai")
    • Nuotraukos/dokumentai skirtukas viršuje: Siūlome vaizdą pagal įrankio pavadinimą, arba galite nufotografuoti arba įkelti įrankio nuotrauką. Taip pat galite įkelti PDF dokumentus, tokius kaip instrukcijos, sertifikatai, registracija, licencija ir kt.
  5. Bakstelėkite Diskelio piktogramą 💾 viršuje dešinėje

2 būdas: Importas iš skaičiuoklės​

Jei turite įrankius Excel ar kitoje sistemoje:

  1. Eksportuokite esamą įrankių sąrašą į CSV formatą
  2. Suderinkite stulpelius su Toolbee laukais, kaip parodyta šiame importo šablono faile
  3. Atsiųskite mums šablono failą adresu support@toolbee.com ir mes jį importuosime jums.

6 žingsnis: Atspausdinkite QR kodus​

QR kodai daro įrankių paėmimą ir grąžinimą nepaprastai greitą. Štai kaip juos sugeneruoti:

  1. Atidarykite bet kurį įrankį programėlėje
  2. Bakstelėkite Informacijos mygtuką 🛈 viršuje dešinėje
  3. Bakstelėkite Spausdintuvo piktogramą 🖨
  4. Pasirinkite etiketės dydį:
    • Mažos etiketės rankiniams įrankiams
    • Didelės etiketės įrangai/transporto priemonėms
  5. Spausdinkite ant etikečių popieriaus arba įprasto popieriaus
  6. Priklijuokite etiketes ant savo įrankių
QR kodų geroji praktika
  • Dėkite QR kodus matomose, lengvai pasiekiamose vietose
  • Naudokite vandeniui atsparias etiketes lauke naudojamiems įrankiams. Mes parduodame aukštos kokybės, vandeniui atsparias vinilines etiketes 29x29mm ir 62x62mm dydžio
  • Dar didesniam patvarumui galite užsisakyti lazeriu graviruotus plastikinius ženklus, 50x50mm su klijais.
  • Ekstremaliam aplinkai taip pat tiekiame lazeriu graviruotus nerūdijančio plieno ženklus, 50x50mm su nerūdijančio plieno kniedėmis. Tai yra jūrinių gręžinių, druskos vandens purslų lygio patvarumas.

7 žingsnis: Pakvieskite savo komandą​

Laikas prijungti jūsų komandą!

1 variantas: Automatinis aptikimas​

Jei komandos nariai naudoja tą patį įmonės el. pašto domeną:

  • Jie automatiškai prisijungs prie jūsų įmonės prisijungdami, naudotojas bus automatiškai sukurtas prisijungus su įmonės domenu.
  • Naudojant SSO, naudotojas taip pat bus automatiškai sukurtas.

Jei narys prisijungia su ne domeninio el. pašto adresu:

  • Jis gali atsiųsti jums užklausą (el. paštu, SMS ar kitomis priemonėmis) prašydamas jį įleisti.
  • Administratorius (jūs) patvirtina jo užklausą ir jis yra pridedamas.

2 variantas: Rankinis pridėjimas​

Jei reikia pridėti naudotoją rankiniu būdu, galbūt todėl, kad jis neturi įmonės el. pašto:

  1. Eikite į Nustatymai ⚙ → Naudotojai
  2. Spustelėkite Pridėti + piktogramą viršuje dešinėje
  3. Įveskite vardą
  4. Kad galėtų prisijungti, naudotojui taip pat reikia el. pašto adreso arba mobiliojo telefono numerio (SMS prisijungimui)
  5. Spustelėkite Pridėti naudotoją

Naudotojas gaus el. laišką su:

  • Pasveikinimo žinute
  • Prisijungimo nuoroda
  • Greitos pradžios patarimais
tip

Galite sukurti naudotojus tik su vardu kol kas ir pridėti el. paštą/telefoną vėliau.

Naudotojų vaidmenys

Sukūrę naudotoją, galite spustelėti jį Naudotojų sąraše, kad pakeistumėte jo tipą

  • Administratorius: Pilna prieiga prie nustatymų, naudotojų ir visų įrankių
  • Naudotojas: Gali paimti/grąžinti įrankius ir peržiūrėti inventorių
  • Svečias: Gali peržiūrėti, bet negali keisti įrankių būsenos

8 žingsnis: Paimkite pirmąjį įrankį​

Išbandykime sistemą! Štai kaip pažymėti, kad paėmėte įrankį:

  1. Atidarykite įrankį:

    • Nuskenuokite QR kodą arba
    • Raskite įrankį įrankių sąraše Sandėliai → (pasirinkite savo sandėlį) arba
    • Ieškokite jo Sandėliuose. Galite ieškoti pagal įrankio pavadinimą, įrankio ID ir daugelį kitų laukų.

  2. Bakstelėkite Paimti

    • Programėlė dabar rodo jus kaip dabartinį turėtoją visiems įmonėje.
    • Įvykis taip pat registruojamas žurnaluose, ir žmonės gali būti apie tai informuoti.

Norėdami grąžinti įrankį arba perduoti jį kolegai:

  1. Atidarykite įrankį nuskenuodami QR kodą arba kitaip rasdami jį programėlėje, kaip aprašyta aukščiau
  2. Bakstelėkite „Perduoti"
  3. Pasirinkite sandėlį arba kolegą iš sąrašo. Viršutinis įrašas yra jo „savininkas", kur jis turėtų būti padėtas, kai nėra paskolintas.
    • Programėlė dabar rodo kam perdavėte kaip dabartinį turėtoją visiems įmonėje.
    • Įvykis taip pat registruojamas žurnaluose, ir žmonės gali būti apie tai informuoti.
tip

Visas paėmimo procesas trunka mažiau nei 5 sekundes su QR kodais. Todėl rekomenduojame iš karto spausdinti etiketes!

9 žingsnis: Tyrinėkite pagrindines funkcijas​

Dabar, kai viskas nustatyta, tyrinėkite šias esmines funkcijas:

Paieška ir filtravimas​

  • Naudokite paieškos juostą, kad greitai rastumėte bet kurį įrankį
  • Filtruokite pagal kategoriją, būseną (prieinamas/paimtas) arba sandėlį
  • Naudokite „Mano įrankiai" rodinį, kad matytumėte viską, ką šiuo metu turite ar valdote

Įrankio istorija​

  • Bakstelėkite bet kurį įrankį, kad pamatytumėte jo pilną istoriją
  • Peržiūrėkite, kas jį turėjo, kada ir kiek laiko
  • Puiku atskaitomybei ir naudojimo sekimui

Pranešimai​

  • Įjunkite pranešimus Nustatymuose
  • Gaukite įspėjimus apie:
    • Įrankius, kuriems reikia priežiūros
    • Rezervacijos priminimus
    • Įrankius, kurie ilgai nebuvo grąžinti

Mėgstami​

  • Pažymėkite žvaigždute dažnai naudojamus įrankius, kad juos greičiau rastumėte
  • Pasiekite mėgstamus iš pagrindinio meniu

Neprivaloma: Pritaikykite savo patirtį​

Norite, kad Toolbee labiau atrodytų jūsų?

Pridėkite įmonės logotipą ir spalvas​

  1. Eikite į Nustatymai ⚙ → Prekės ženklas (reikia papildomo modulio)
  2. Įkelkite savo logotipą
  3. Pasirinkite įmonės spalvą
  4. Programėlė atsinaujina akimirksniu visiems naudotojams

Įjunkite papildomas funkcijas​

Apsvarstykite šias funkcijas pagal savo poreikius:

  • Logotipas + Tema: Individualus įmonės prekės ženklas su logotipu ir spalvomis
  • Rezervacijos: Rezervuokite įrankius iš anksto su kalendoriaus sąsaja
  • Įrankių rinkinys: Grupuokite susijusius įrankius į rinkinius ar konteinerius
  • Vertė: Sekite pirkimo kainas ir nuomos vertes savo įrankių
  • Atsargos: Valdykite eksploatacines medžiagas ir birias medžiagas pagal kiekį
  • Vieta: Priskirkite įrankius fizinėms vietoms su kontaktine informacija ir grąžinimo datomis
  • Ataskaita: Atlikite visos įmonės inventorizacijas ir siųskite ataskaitas el. paštu
  • Kioskas: Bendra išdavimo stotis su kortelės/PIN autentifikavimu
  • GPS: Realaus laiko vietos sekimas per ABAX integraciją
  • SSO: Vienkartinis prisijungimas su jūsų įmonės tapatybės teikėju

Apsilankykite Nustatymai ⚙ → Įmonė, kad įjungtumėte bet kurią iš šių funkcijų.

Kiti žingsniai​

Sveikiname! Dabar esate pasiruošę naudoti Toolbee. Štai ką daryti toliau:

  1. Pridėkite daugiau įrankių - Tęskite inventoriaus kūrimą
  2. Apmokykite komandą - Pasidalinkite šiuo vadovu su komandos nariais
  3. Nustatykite priežiūros priminimus - Palaikykite įrankius geros būklės
  4. Tyrinėkite pažangias funkcijas - Peržiūrėkite kitus mūsų vadovus
  5. Peržiūrėkite po savaitės - Pažiūrėkite, kaip veikia, ir prireikus pakoreguokite

Reikia daugiau pagalbos?​