Pierwsze kroki z Toolbee

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez wszystko, co potrzebne, aby uruchomić Toolbee dla Twojego zespołu. W ciągu około 15-20 minut będziesz mieć skonfigurowane konto, dodane narzędzia i zaproszony zespół.

Krok 1: Pobierz i zainstaluj Toolbee

Toolbee jest dostępny na wielu platformach - wybierz to, co najlepiej Ci odpowiada:

Aplikacje mobilne (zalecane)

• iOS: Pobierz z App Store
• Android: Pobierz z Google Play

Wersja webowa

• Przeglądarka: Odwiedź web.toolbee.com
• Działa w każdej nowoczesnej przeglądarce (Chrome, Safari, Firefox, Edge)

wskazówka

Zalecamy rozpoczęcie od aplikacji mobilnej dla najlepszego doświadczenia, szczególnie do skanowania kodów QR. Wersję webową możesz zawsze wykorzystać później do zadań administracyjnych.

Krok 2: Utwórz konto

1. Otwórz aplikację Toolbee lub wersję webową
2. Wprowadź swój adres e-mail
   • Użyj firmowego e-maila (np. jan@twojafirma.com)
   • To umożliwia automatyczne odkrywanie użytkowników w Twoim zespole.
3. Sprawdź swoją skrzynkę e-mail w poszukiwaniu linku lub kodu logowania
4. Kliknij link, aby się zalogować

Logowanie bez hasła

Toolbee używa uwierzytelniania bez hasła dla bezpieczeństwa i wygody. Otrzymasz link lub kod logowania e-mailem za każdym razem, gdy się logujesz. Żadnych haseł do zapamiętania!

wskazówka

Po skonfigurowaniu firmy (patrz następny krok) Twoi współpracownicy mogą się zalogować i automatycznie dołączyć do firmy poprzez domenę e-mail lub przez własny serwer SSO. Możesz też dodać użytkowników ręcznie do logowania SMS lub dodać użytkowników z e-mailami spoza domeny (na przykład cos@gmail.com).

Krok 3: Skonfiguruj swoją firmę

Jeśli Twoja firma jeszcze nie istnieje

Przy pierwszym logowaniu zostaniesz poproszony o utworzenie firmy:

1. Wprowadź nazwę firmy
2. Wybierz kraj (Norwegia, Szwecja, Dania)
3. Wprowadź numer VAT
4. Wprowadź osobę kontaktową (imię i nazwisko, telefon, e-mail) - Te informacje są widoczne dla osób spoza Twojej firmy, gdy zeskanują Twoje (zgubione) narzędzie. Możesz je odzyskać!

Jeśli Twoja firma już istnieje

Jeśli kolega już skonfigurował Twoją firmę w Toolbee:

1. Zostaniesz automatycznie przypisany do firmy na podstawie domeny e-mail. Jeśli dla Twojej firmy skonfigurowano SSO, musisz zalogować się przez firmowy serwer SSO.
2. Jeśli Twoja firma ma wiele oddziałów, wybierz swój oddział. Jeśli należysz do oddziału, którego nie ma na liście, musisz poprosić administratora o utworzenie nowego oddziału (a może sam zostaniesz administratorem!)

wskazówka

Korzystanie z tej samej domeny e-mail (np. @twojafirma.com) sprawia, że zarządzanie zespołem jest automatyczne. Nowi członkowie zespołu są natychmiast rozpoznawani i mogą poprosić o dostęp.

Krok 4: Utwórz swój pierwszy magazyn

Magazyny to miejsca przechowywania narzędzi. Przykłady:

• Główny warsztat
• Samochód serwisowy
• Magazyn na placu budowy
• Biuro

Aby utworzyć magazyn:

1. Przejdź do Strona główna → Magazyny
2. Kliknij "menu hamburgerowe" ☰ w prawym górnym rogu i "Nowy magazyn"
3. Wprowadź szczegóły magazynu:
   • Nazwa: np. "Główny warsztat", "Samochód serwisowy #1"
4. Kliknij "OK"
5. Zostaniesz przeniesiony na stronę edycji magazynu. Możesz kliknąć Wstecz ← na razie lub sprawdzić liczne ustawienia.

Zacznij prosto

Nie komplikuj struktury magazynów na początku. Zacznij od 1-2 głównych lokalizacji i dodawaj kolejne w miarę potrzeb. Zawsze możesz później zreorganizować.

Krok 5: Dodaj swoje pierwsze narzędzia

Teraz przychodzi najlepsza część - dodawanie narzędzi do śledzenia!

Metoda 1: Ręczne wprowadzanie (najlepsza na początek)

1. Przejdź do swojego magazynu
2. Kliknij przycisk + w prawym górnym rogu
3. Wypełnij informacje o narzędziu:
   • Nazwa: np. "Wiertarka akumulatorowa"
4. Zostaniesz przeniesiony na stronę edycji narzędzia. Oto kilka popularnych rzeczy do edycji:
   • Nazwa techniczna: Bardziej szczegółowa nazwa, zwykle marka i model, jak "Bosch Drill GBH 18V"
   • ID narzędzia: Często firma graweruje, maluje lub znakuje narzędzia identyfikatorami jak "D-22" lub innym unikalnym, krótkim ID.
   • Wartość (opcjonalnie - przydatne do ubezpieczenia)
   • Kategoria: Możesz wybrać jedną lub więcej kategorii, jeśli skonfigurowałeś je w Ustawieniach firmy (np. "Elektronarzędzia", "Narzędzia ręczne")
   • Zakładka Zdjęcia/dokumenty na górze: Sugerujemy obraz na podstawie nazw narzędzi lub możesz zrobić albo przesłać zdjęcie narzędzia. Możesz także przesłać dokumenty PDF, takie jak instrukcje, certyfikaty, rejestracje, licencje itp.
5. Kliknij ikonę dyskietki 💾 w prawym górnym rogu

Metoda 2: Import z arkusza kalkulacyjnego

Jeśli masz narzędzia w Excelu lub innym systemie:

1. Wyeksportuj istniejącą listę narzędzi do formatu CSV
2. Dopasuj kolumny do pól Toolbee zgodnie z tym plikiem szablonu importu
3. Wyślij nam plik szablonu na support@toolbee.com, a zaimportujemy go za Ciebie.

Krok 6: Wydrukuj kody QR

Kody QR sprawiają, że wydawanie i przyjmowanie narzędzi jest niezwykle szybkie. Oto jak je wygenerować:

1. Otwórz dowolne narzędzie w aplikacji
2. Kliknij przycisk Info 🛈 w prawym górnym rogu
3. Kliknij ikonę Drukarki 🖨
4. Wybierz rozmiar etykiety:
   • Małe etykiety do narzędzi ręcznych
   • Duże etykiety do sprzętu/pojazdów
5. Wydrukuj na papierze etykietowym lub zwykłym papierze
6. Przyklej etykiety na narzędziach

Dobre praktyki dotyczące kodów QR

• Umieszczaj kody QR w widocznych, łatwo dostępnych miejscach
• Używaj wodoodpornych etykiet do narzędzi używanych na zewnątrz. Sprzedajemy wysokiej jakości wodoodporne etykiety winylowe w rozmiarach 29x29mm i 62x62mm
• Dla jeszcze większej trwałości możesz zamówić grawerowane laserowo plastikowe tabliczki 50x50mm z klejem.
• Dla ekstremalnych warunków dostarczamy również grawerowane laserowo tabliczki ze stali nierdzewnej 50x50mm z nitami ze stali nierdzewnej. To poziom trwałości dla platform wiertniczych i środowiska morskiego.

Krok 7: Zaproś swój zespół

Czas zebrać zespół!

Opcja 1: Automatyczne odkrywanie

Jeśli członkowie zespołu używają tej samej firmowej domeny e-mail:

• Automatycznie dołączą do Twojej firmy po zalogowaniu, użytkownik zostanie automatycznie utworzony po zalogowaniu się z firmową domeną.
• Przy korzystaniu z SSO użytkownik również zostanie automatycznie utworzony.

Jeśli członek dołączy z adresem e-mail spoza domeny:

• Może wysłać do Ciebie prośbę (e-mailem, SMS-em lub w inny sposób) z prośbą o dostęp.
• Administrator (Ty) zatwierdza prośbę i zostaje dodany.

Opcja 2: Ręczne dodawanie

Jeśli musisz dodać użytkownika ręcznie, na przykład dlatego, że nie ma firmowego e-maila:

1. Przejdź do Ustawienia ⚙ → Użytkownicy
2. Kliknij ikonę Dodaj + w prawym górnym rogu
3. Wprowadź imię i nazwisko
4. Aby móc się zalogować, użytkownik potrzebuje również adresu e-mail lub numeru telefonu (do logowania SMS)
5. Kliknij Dodaj użytkownika

Użytkownik otrzyma e-mail z:

• Wiadomością powitalną
• Linkiem do logowania
• Wskazówkami szybkiego startu

wskazówka

Możesz na razie tworzyć użytkowników tylko z imieniem i nazwiskiem, a e-mail/telefon dodać później.

Role użytkowników

Po utworzeniu użytkownika możesz kliknąć na niego w Liście użytkowników, aby zmienić jego typ

• Administrator: Pełny dostęp do ustawień, użytkowników i wszystkich narzędzi
• Użytkownik: Może wydawać/przyjmować narzędzia i przeglądać inwentarz
• Gość: Może przeglądać, ale nie może zmieniać statusu narzędzi

Krok 8: Weź swoje pierwsze narzędzie

Przetestujmy system! Oto jak oznaczyć, że wziąłeś narzędzie:

1. Otwórz narzędzie:

   • Zeskanuj kod QR lub
   • Znajdź narzędzie na liście narzędzi w Magazyny → (wybierz magazyn) lub
   • Wyszukaj w Magazynach. Możesz szukać po nazwie narzędzia, ID narzędzia i wielu innych polach.

2. Kliknij Weź

   • Aplikacja teraz pokazuje Ciebie jako aktualnego posiadacza dla wszystkich w firmie.
   • Zdarzenie jest również rejestrowane w logach, a użytkownicy mogą zostać o tym powiadomieni.

Aby zwrócić narzędzie lub przekazać je koledze:

1. Otwórz narzędzie skanując kod QR lub w inny sposób znajdź je w aplikacji, jak opisano powyżej
2. Kliknij "Przekaż"
3. Wybierz magazyn lub kolegę z listy. Górna pozycja to "właściciel", czyli miejsce, gdzie narzędzie powinno się znajdować, gdy nie jest wypożyczone.
   • Aplikacja teraz pokazuje komu przekazałeś jako aktualnego posiadacza dla wszystkich w firmie.
   • Zdarzenie jest również rejestrowane w logach, a użytkownicy mogą zostać o tym powiadomieni.

wskazówka

Cały proces wydania zajmuje mniej niż 5 sekund z kodami QR. Dlatego zalecamy natychmiastowe wydrukowanie etykiet!

Krok 9: Odkryj kluczowe funkcje

Teraz, gdy już wszystko skonfigurowałeś, poznaj te niezbędne funkcje:

Wyszukiwanie i filtrowanie

• Użyj paska wyszukiwania, aby szybko znaleźć dowolne narzędzie
• Filtruj według kategorii, statusu (dostępne/wydane) lub magazynu
• Użyj widoku "Moje narzędzia", aby zobaczyć wszystko, co aktualnie masz lub posiadasz

Historia narzędzi

• Kliknij dowolne narzędzie, aby zobaczyć jego pełną historię
• Sprawdź, kto je miał, kiedy i jak długo
• Świetne do rozliczalności i śledzenia użycia

Powiadomienia

• Włącz powiadomienia push w Ustawieniach
• Otrzymuj alerty o:
  • Narzędziach wymagających konserwacji
  • Przypomnieniach o rezerwacjach
  • Narzędziach, które są wydane od dłuższego czasu

Ulubione

• Oznacz gwiazdką często używane narzędzia, aby szybciej je znajdować
• Dostęp do ulubionych z menu głównego

Opcjonalnie: Dostosuj swoje doświadczenie

Chcesz, aby Toolbee wyglądał bardziej jak Twój?

Dodaj logo i kolory firmowe

1. Przejdź do Ustawienia ⚙ → Identyfikacja wizualna (wymaga dodatku)
2. Prześlij swoje logo
3. Wybierz kolor firmowy
4. Aplikacja aktualizuje się natychmiast dla wszystkich użytkowników

Włącz dodatkowe funkcje

Rozważ dodanie tych funkcji w zależności od potrzeb:

• Logo + motyw: Własna identyfikacja wizualna z logo i kolorami firmy
• Rezerwacje: Rezerwuj narzędzia z wyprzedzeniem za pomocą interfejsu kalendarza
• Zestawy narzędzi: Grupuj powiązane narzędzia w zestawy lub kontenery
• Wartość: Śledź ceny zakupu i wartości wynajmu narzędzi
• Zapasy: Zarządzaj materiałami eksploatacyjnymi i materiałami masowymi według ilości
• Lokalizacja: Przypisuj narzędzia do fizycznych lokalizacji z danymi kontaktowymi i datami zwrotu
• Raport: Przeprowadzaj inwentaryzacje i wysyłaj raporty e-mailem
• Kiosk: Współdzielona stacja wydawania z uwierzytelnianiem kartą/PIN
• GPS: Śledzenie lokalizacji w czasie rzeczywistym dzięki integracji z ABAX
• SSO: Jednokrotne logowanie z dostawcą tożsamości Twojej firmy

Odwiedź Ustawienia ⚙ → Firma, aby włączyć dowolną z tych funkcji.

Następne kroki

Gratulacje! Masz teraz skonfigurowane konto i możesz korzystać z Toolbee. Oto co robić dalej:

1. Dodaj więcej narzędzi - Kontynuuj budowanie inwentarza
2. Przeszkol zespół - Udostępnij ten przewodnik członkom zespołu
3. Skonfiguruj przypomnienia o konserwacji - Utrzymuj narzędzia w dobrym stanie
4. Odkryj zaawansowane funkcje - Sprawdź nasze inne przewodniki
5. Przegląd po tygodniu - Sprawdź, jak działa i dostosuj w razie potrzeby

Potrzebujesz więcej pomocy?

• FAQ: Sprawdź nasze Najczęściej zadawane pytania
• Samouczki wideo: Wkrótce - przewodniki wideo krok po kroku
• Wsparcie e-mail: support@toolbee.com