Gå til hovedinnhold

Kom i gang med Toolbee

Denne guiden tar deg gjennom alt du trenger for å få Toolbee opp og kjøre for teamet ditt. På omtrent 15–20 minutter har du kontoen klar, verktøy lagt til og teamet invitert.

Steg 1: Last ned og installer Toolbee​

Toolbee er tilgjengelig på flere plattformer – velg det som passer best for deg:

Mobilapper (anbefalt)​

Nettversjon​

  • Nettleser: Gå til web.toolbee.com
  • Fungerer i alle moderne nettlesere (Chrome, Safari, Firefox, Edge)
tips

Vi anbefaler å starte med mobilappen for best opplevelse, spesielt for skanning av QR-koder. Du kan alltid bruke nettversjonen senere for administrative oppgaver.

Steg 2: Opprett kontoen din​

  1. Åpne Toolbee-appen eller nettversjonen
  2. Skriv inn e-postadressen din
    • Bruk jobb-e-posten din (f.eks. ola@dittfirma.no)
    • Dette gjør det mulig å automatisk oppdage brukere i teamet ditt.
  3. Sjekk e-posten din for innloggingslenke eller kode
  4. Klikk på lenken for å logge inn
Passordløs innlogging

Toolbee bruker passordløs autentisering for sikkerhet og brukervennlighet. Du mottar en innloggingslenke eller kode på e-post hver gang du logger inn. Ingen passord å huske!

tips

Når du har satt opp bedriften (se neste steg), kan kollegaene dine logge inn og automatisk bli med i bedriften via e-postdomene eller gjennom din egen SSO-server. Du kan også legge til brukere manuelt for SMS-innlogging eller legge til brukere med e-postadresser utenfor domenet (for eksempel noe@gmail.com).

Steg 3: Sett opp bedriften din​

Hvis bedriften din ikke finnes ennå​

Når du logger inn for første gang, blir du bedt om å opprette bedriften din:

  1. Skriv inn bedriftsnavnet
  2. Velg land (Norge, Sverige, Danmark)
  3. Skriv inn organisasjonsnummeret
  4. Skriv inn en kontaktperson (Navn, Telefon, E-post) – Denne informasjonen vises for personer utenfor bedriften din hvis de skanner ditt (bortkomne) verktøy. Du kan få det tilbake!

Hvis bedriften din allerede finnes​

Hvis en kollega allerede har satt opp bedriften din i Toolbee:

  1. Du blir automatisk koblet til bedriften din basert på e-postdomenet ditt. Hvis SSO er satt opp for bedriften din, må du logge inn med bedriftens SSO-server.
  2. Hvis bedriften har flere avdelinger, velg din avdeling. Hvis du tilhører en avdeling som ikke er listet, må du be en administrator om å opprette en ny avdeling for deg (og hvem vet, kanskje du selv blir administrator!)
tips

Å bruke samme e-postdomene (f.eks. @dittfirma.no) gjør teamadministrasjon automatisk. Nye teammedlemmer blir gjenkjent umiddelbart og kan be om tilgang.

Steg 4: Opprett ditt første lager​

Lagre er oppbevaringssteder der verktøy holdes. Eksempler:

  • Hovedverksted
  • Servicebil
  • Prosjektlager
  • Kontor

For å opprette et lager:

  1. Gå til Hjem → Lagre
  2. Trykk på «hamburgermenyen» ☰ øverst til høyre og «Nytt lager»
  3. Skriv inn lagerdetaljer:
    • Navn: f.eks. «Hovedverksted», «Servicebil nr. 1»
  4. Trykk «OK»
  5. Du kommer til redigeringssiden for lageret. Du kan klikke Tilbake ← for nå, eller se på de mange innstillingene.
Start enkelt

Ikke overtenk lagerstrukturen til å begynne med. Start med 1–2 hovedsteder og legg til flere etter behov. Du kan alltid omorganisere senere.

Steg 5: Legg til dine første verktøy​

Nå kommer den morsomme delen – å legge til verktøy for sporing!

Metode 1: Manuell registrering (best for oppstart)​

  1. Gå til lageret ditt
  2. Trykk på + knappen øverst til høyre
  3. Fyll inn verktøyinformasjon:
    • Navn: f.eks. «Batteridrill»
  4. Du kommer til redigeringssiden for verktøyet. Her er noen populære ting å redigere:
    • Teknisk navn: Et mer spesifikt navn, typisk merke og modell, som «Bosch Drill GBH 18V»
    • Verktøy-ID: Ofte vil en bedrift etse, male eller gravere verktøy med ID-er som «D-22» eller en unik, kort ID.
    • Verdi (valgfritt – nyttig for forsikring)
    • Kategori: Du kan velge en eller flere kategorier hvis du har satt dem opp under Bedriftsinnstillinger (f.eks. «Elektroverktøy», «Håndverktøy»)
    • Bilder/dokumenter-fanen øverst: Vi foreslår et bilde basert på verktøynavnet, eller du kan ta eller laste opp et bilde av verktøyet. Du kan også laste opp PDF-dokumenter som manualer, sertifikater, registreringer, lisenser osv.
  5. Trykk på Diskettikonet 💾 øverst til høyre

Metode 2: Import fra regneark​

Hvis du har verktøy i Excel eller et annet system:

  1. Eksporter den eksisterende verktøylisten til CSV-format
  2. Tilordne kolonnene til Toolbee-felt som vist i denne importmalen
  3. Send oss malfilen til support@toolbee.com så importerer vi den for deg.

Steg 6: Skriv ut QR-koder​

QR-koder gjør det utrolig raskt å sjekke verktøy inn og ut. Slik genererer du dem:

  1. Åpne et verktøy i appen
  2. Trykk på Info-knappen 🛈 øverst til høyre
  3. Trykk på Skriver-ikonet 🖨
  4. Velg etikettstørrelse:
    • Små etiketter for håndverktøy
    • Store etiketter for utstyr/kjøretøy
  5. Skriv ut på etikettark eller vanlig papir
  6. Fest etikettene på verktøyene dine
Gode råd for QR-koder
  • Plasser QR-koder på synlige, tilgjengelige steder
  • Bruk vanntette etiketter for verktøy som brukes utendørs. Vi selger høykvalitets, vanntette vinyletiketter i 29x29mm og 62x62mm
  • For enda mer holdbarhet kan du bestille lasergraverte plastskilt, 50x50mm med lim.
  • For ekstreme miljøer leverer vi også lasergraverte skilt i rustfritt stål, 50x50mm med nagler i rustfritt stål. Disse tåler offshore-boring og saltvannsspray.

Steg 7: Inviter teamet ditt​

På tide å få teamet med!

Alternativ 1: Automatisk oppdagelse​

Hvis teammedlemmer bruker samme e-postdomene for bedriften:

  • De blir automatisk med i bedriften når de logger inn; en bruker opprettes automatisk når de logger inn med bedriftens domene.
  • Hvis SSO brukes, opprettes en bruker også automatisk.

Hvis et medlem logger inn med en e-postadresse utenfor domenet:

  • De kan sende en forespørsel til deg (via e-post, SMS eller andre kanaler) om å bli sluppet inn.
  • En administrator (deg) godkjenner forespørselen og de blir lagt til.

Alternativ 2: Manuell tillegging​

Hvis du trenger å legge til en bruker manuelt, kanskje fordi vedkommende ikke har en bedrifts-e-post:

  1. Gå til Innstillinger ⚙ → Brukere
  2. Klikk på Legg til +-ikonet øverst til høyre
  3. Skriv inn navn
  4. For å kunne logge inn trenger brukeren også e-postadresse eller mobilnummer (for SMS-innlogging)
  5. Klikk Legg til bruker

Brukeren mottar en e-post med:

  • Velkomstmelding
  • Innloggingslenke
  • Tips for å komme raskt i gang
tips

Du kan opprette brukere med bare navn foreløpig og legge til e-post/mobilnummer senere.

Brukerroller

Etter at brukeren er opprettet, kan du klikke på dem i Brukerlisten for å endre brukertypen

  • Administrator: Full tilgang til innstillinger, brukere og alle verktøy
  • Bruker: Kan sjekke verktøy inn/ut og se beholdning
  • Gjest: Kan se, men ikke endre verktøystatus

Steg 8: Ta ditt første verktøy​

La oss teste systemet! Slik markerer du at du tok et verktøy:

  1. Åpne verktøyet:

    • Skann QR-koden eller
    • Finn verktøyet i verktøylisten under Lagre → (velg ditt lager) eller
    • Søk etter det under Lagre. Du kan søke på verktøynavn, verktøy-ID og mange andre felt.

  2. Trykk Ta

    • Appen viser nå deg som nåværende holder for alle i bedriften.
    • Hendelsen registreres også i logger, og folk kan bli varslet om det.

For å returnere et verktøy eller gi det til en kollega:

  1. Åpne verktøyet ved å skanne QR-koden eller finn det i appen som beskrevet over
  2. Trykk «Gi»
  3. Velg lageret eller kollegaen fra listen. Den øverste oppføringen er «eieren», der verktøyet er ment å plasseres når det ikke er utlånt.
    • Appen viser nå hvem du ga det til som nåværende holder for alle i bedriften.
    • Hendelsen registreres også i logger, og folk kan bli varslet om det.
tips

Hele utsjekkprosessen tar under 5 sekunder med QR-koder. Derfor anbefaler vi å skrive ut etiketter med en gang!

Steg 9: Utforsk viktige funksjoner​

Nå som du er satt opp, kan du utforske disse viktige funksjonene:

Søk og filtrer​

  • Bruk søkefeltet for å raskt finne et verktøy
  • Filtrer etter kategori, status (tilgjengelig/utsjekket) eller lager
  • Bruk «Mine verktøy»-visningen for å se alt du har eller eier

Verktøyhistorikk​

  • Trykk på et verktøy for å se komplett historikk
  • Se hvem som hadde det, når og hvor lenge
  • Flott for ansvarlighet og brukssporing

Varslinger​

  • Aktiver push-varslinger i Innstillinger
  • Få varsler for:
    • Verktøy som trenger vedlikehold
    • Reservasjonspåminnelser
    • Verktøy som har vært ute lenge

Favoritter​

  • Merk ofte brukte verktøy med stjerne for å finne dem raskere
  • Få tilgang til favoritter fra hovedmenyen

Valgfritt: Tilpass opplevelsen​

Vil du at Toolbee skal føles mer som ditt eget?

Legg til bedriftslogo og farger​

  1. Gå til Innstillinger ⚙ → Merkevare (krever tillegg)
  2. Last opp logoen din
  3. Velg bedriftsfargen din
  4. Appen oppdateres umiddelbart for alle brukere

Aktiver tilleggsfunksjoner​

Vurder å legge til disse funksjonene basert på dine behov:

  • Logo + Tema: Tilpasset bedriftsprofil med din logo og farger
  • Booking: Reserver verktøy på forhånd med kalendergrensesnitt
  • Verktøysamling: Grupper relaterte verktøy i sett eller beholdere
  • Verdi: Spor innkjøpspriser og utleieverdier for verktøyene dine
  • Lager: Administrer forbruksvarer og bulkmaterialer etter antall
  • Plassering: Tildel verktøy til fysiske steder med kontaktinfo og returdatoer
  • Rapport: Kjør bedriftsomfattende beholdningstelling og send rapporter på e-post
  • Kiosk: Delt utsjekkstasjon med kort-/PIN-autentisering
  • GPS: Sanntids posisjonssporing via ABAX-integrasjon
  • SSO: Enkel pålogging med bedriftens identitetsleverandør

Gå til Innstillinger ⚙ → Bedrift for å aktivere disse funksjonene.

Neste steg​

Gratulerer! Du er nå satt opp og klar til å bruke Toolbee. Her er hva du kan gjøre videre:

  1. Legg til flere verktøy – Fortsett å bygge opp beholdningen
  2. Lær opp teamet – Del denne guiden med teammedlemmene
  3. Sett opp vedlikeholdspåminnelser – Hold verktøyene i god stand
  4. Utforsk avanserte funksjoner – Sjekk ut de andre guidene våre
  5. Gjør en gjennomgang etter en uke – Se hvordan det fungerer og juster etter behov

Trenger du mer hjelp?​